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ContractManager

Bei der erstmaligen Nutzung ist es sinnvoll Verträge zu bestehenden Umsätzen aus hibiscus zuzuordnen Erstmalige Zuordung Umsätze / Verträge

Verträge

Anlegen eines neuen Vertrages erfolgt mit:

  • Tastenkombination „ALT + C“
  • ContractManager → Verträge und anschliessend Button „Neuen Vertrag erstellen“

Muss-Felder

  • Vertragsbezeichnung (Vertragsinformation). Achtung: Es können bereits vorhandene Adressen genutzt (Dropdown-Liste Adresse) bzw. neue Adressen angelegt werden (Name/Firma). Bei der Neuanlage müssen die Adress-Details ggf. im Adress-Dialog ergänzt werden. Hier ist es auch möglich einem Vertrag eine andere Adresse zuzuordnen.
  • Name/Firma (Adresse des Vertragspartners)

Kann-Felder

  • Finanzielle Details → Neuer Kosteneintrag → Rechte Maustaste → „Neuer Kosteneintrag“
  • Laufzeit: Startdatum, Enddatum, Kündigungsfrist, Mindestvertragslaufzeit, Folgende Vertragslaufzeiten
  • An Kündigungsfrist erinnern (Ankreuzfeld)

Um Umsätze aus hibiscus den Verträgen zuzuordnen, ist es notwendig, dass

  • die SEPA-Gläubiger-ID (und ggf. Mandantsreferenz) eingegeben oder
  • der Vertrag einer Kategorie zugeordnet ist (hat keine Auswirkung auf die automatische Zuordnung von Buchungszeilen)

Dann erfolgt bei zukünftigen Buchungen automatisch die Zuordung zum jeweiligen Vertrag sofern dies in den Einstellungen hinterlegt ist Hibiscus-Integration.

Vertragsdetails-Ansicht anpassen

Ansicht anpassen Die Vertragsdetails-Ansicht kann individuell angepasst werden. Der Dialog erscheint beim Klick auf die Schaltfläche mit dem Werkzeug rechts oben (siehe Bild). Es können dann einige (Hibiscus-spezifische) Felder ein- und ausgeblendet werden sowie die Größe der Tabelle mit den zugeordneten Hibiscus-Umsätzen eingestellt werden.

Adressen

Übersicht der vorhandenen Adressen und die Anzahl der Nutzungen in Verträgen. Der Doppelklick auf eine Adresse zeigt die Adress-Details und die Verträge, in denen die ausgewählte Adresse genutzt wird.

Einstellungen

Hier können Sie Konfigurationseinstellungen zum ContractManager vornehmen. Den Dialog erreichen Sie ebenfalls über die Jameica-Einstellungen.

Benutzerinformationen

Die Benutzerinfos werden lediglich bei der Generierung der Kündigungsschreiben genutzt.

Kündigungserinnerungen

Verträge mit Kündigungsfristen, die innerhalb der eingestellten Hinweis- bzw. Warnungszeit sind, werden auf der Startseite angezeigt sowie gelb bzw. rot unterlegt. Wichtig: Der Wert in Hinweiszeit sollte immer größer sein als der Wert in Warnungszeit. Andernfalls erfolgt keine abgestufte Warnung, d.h. zuerst in gelb/orange und danach in rot. default = Hinweiszeit = 30, Warnungszeit = 7.

iCal-Export der Kündigungserinnerungen

Sie können Kündigungserinnerungen als iCalendar-Datei (ICS) exportieren, um sie in Kalender-Anwendungen (wie z.B. Thunderbird/Lightning) zu nutzen. Die Einstellungen dazu finden Sie im Menü unter „Datei, Einstellungen“ im Reiter „Kalender“. Die Option „Vertragsbezeichnungen mit exportieren“ bewirkt, dass beim Export der Vertragsname in der Erinnerung steht.

Hibiscus-Integration

ContractManager integriert sich automatisch in Hibiscus, sofern dies installiert ist. Die Option „Neue Umsätze automatisch importieren“ bewirkt, dass neu abgerufene Umsätze in Hibiscus automatisch einem passenden Vertrag zugeordnet werden. Details dazu im Abschnitt Hibiscus-Anbindung. default = „Nein“.

Analysen

Erstmalige Zuordung Umsätze / Verträge

  1. Gruppierung von Umsätzen in Hibiscus, die auf Grund gleicher Ausprägungen zu einem Vertrag gehören können (z.B. gleicher Kontoinhaber, gleiche IBAN, gleiche Mandantsreferenz, gleicher Betrag, etc.): Hibiscus → Auswertungen → Umsätze und entsprechendes Setzen von Filtern
  2. Aus der Ergebnismenge werden die Buchungszeilen markiert, die zu diesem Vertrag gehören (mehrere gleichzeitig ist möglich).
  3. Rechte Maustaste in ContractManager einfügen (siehe großes Bild).
  4. Es werden die Umsätze, die im Buchungstext die SEPA-Gläubiger-ID enthalten dem Vertrag zugeordnet.

Sofern ein Umsatz nur einer Kategorie zugeordnet ist, erfolgt keine maschinelle Zuordnung. Hier bleibt nur die Zuordnung jeweils einer Buchungszeile zu einem Vertrag!

Jamaica-Willkommen

Auf dem Jameica-Willkommen-Bildschirm ist es möglich ContractManager.Kündigungserinnerungen anzuzeigen. Dazu muss auf das Schreibenschlüsselsymbol rechts geklickt und das Element angekreuzt werden. . Anschliessend werden fällige Verträge (sofern vorhanden) angezeigt. Die gleiche Ansicht erfolgt auch auf dem Startbildschirm des Contractmanager. Darüberhinaus werden fällige Verträge in der Übersicht aller Verträge rot unterlegt.

FAQ

Eine Liste häufig gestellter Fragen findet sich hier.

contractmanager/handbuch.txt · Zuletzt geändert: 2015/01/03 23:20 von ralf